Автоматизация судейской работы на соревнованиях

Краткая информация о клиенте

Сфера деятельности: спортивная школа по худоественной гимнастике 
Число сотрудников, работающих с Битрикс24: ~12
География: Пермь

Необходимость внедрения Битрикс24

• автоматизация документооборота 
• ведение “клиентской базы” 
• сводные отчеты 
• автоматизация процесса проведения соревнований 

Процесс внедрения, особенности проекта

Было проведено внедрение коробочной версии 1С-Битрикс24. Работы поделены на 2 этапа: 

1 этап. Настройка базового функционала с учетом отраслевых особенностей: 

• "Клиентская база" (родители, учащиеся) перенесена в CRM из многочисленных Excel-файлов, удалены дубли;
• Ведение и учет действующих договоров переведен в воронку и осуществляется через сущность Сделки;
• Реализован журнал посещаемости спортсменов в мобильном приложении Битрикс24 для тренеров. Теперь тренер может быстро отметить присутствие ученика на тренировке в своем телефоне. Интерфейс сделан максимально простым, без лишних действий. Ранее учет выполнялся на бумаге, либо в Excel, и передавалось бухгалтеру в конце месяца, что сильно влияло на корректность и оперативность обработки информации;
• Отметки о посещаемости автоматически формируются в табель, что исключает спорные моменты, когда родители отказываются оплачивать часть занятий. Дополнительно предусмотрена возможность выгрузки табеля в Excel для удобства предоставления информации бухгалтеру.
• Автоматизированный табель учета посещений решает задачу корректного расчета заработной платы, в том числе при переходе спортсмена от одного тренера к другому.
• Настроены сводные отчеты: статистика по количеству детей у конкретного тренера, количество детей по определённому направлению, сумма задолженности и т.д. Для быстрого получения результата по интересующему параметру в отчетах реализован - фильтр.

2 этап. Автоматизация судейской работы на соревнованиях: 

• Организация музыкального сопровождения. Как правило, в рамках одних соревнований каждая гимнастка готовит до 5 видов выступлений, для каждого из которых готовится музыкальная фонограмма. 

Как было до внедрения Битрикс24?

• Каждый участник соревнований самостоятельно или через тренера перед каждым соревнованием отправлял музыкальные файлы на электронную почту Федерации или приносили на flash-накопителях, а порой и на CD-дисках (и это в 2021 году!)
• Часто файлы были "битые" или экзотического формата, а наименование файлов не имело стандарта. Так, сами участники соревнований путали файлы, либо присылали старые.
• В результате все эти файлы приходилось сортировать по папкам, а при каждом выходе гимнастки приходилось искать нужный файл, что значительно удлиняло соревновательный день.

Что было сделано:

• Создан интерфейс внутри Битрикс24 для загрузки музыки сторонними пользователями (родителями/спортсменами) по специальной ссылке;
• Строго определен формат музыки - mp3, то есть спортсмен заранее должен конвертировать файл в нужный формат;
• Наименование файла не имеет значение, файл тут же прикрепляется к нужной гимнастке и нужному виду выступлений;
• Спортсмен/тренер может залить файл из любой точки при наличии подключения к Интернету, с любого устройства, а также проверить корректность загруженного файла, прослушав его на плеере.

Стартовый протокол

Загрузка музыкальных фонограмм потребовала решения новой задачи: необходимо, чтоб загруженные аудиофайлы можно было не только воспроизвести в удобном понятном интерфейсе, но и выстроить их отображение в порядке выступления спортсменов, согласно протоколу соревнований. 
Поэтому был создан функционал по созданию стартового протокола внутри Битрикс24, в котором указывается список потоков, в каждый из которых группируются спортсмены.

Судьи и мобильное приложение

Для автоматизации выставлении баллов было разработано мобильное приложение и приобретены планшеты. 

Схема работы выглядит так:

• Администратор соревнований при выходе спортсмена включает файл музыкального сопровождения и одновременно выбирает - какая бригада судей и за какого спортсмена сейчас должна проголосовать(нажатие всего двух кнопок вместо постоянного поиска по папкам).
• В распоряжении у каждого судьи индивидуальный планшет с мобильным приложением на базе Битрикс24. В мобильном приложении заведена учётка конкретного судьи (Е1, А4, DB1 и т.д.). Соответственно, система распознаёт, какому судье в данный момент времени, какую информацию отобразить на планшете - ФИО гимнастки и вид, по которому она выступает. После выставления оценки, у судьи пропадает возможность повторной отправки результатов.
• По мере голосования, информация от судей стекается в рабочий протокол и отображается у секретаря. Дополнительно выводится информация о расхождении между судьями в определённой категории, если расхождение превышает допустимый порог и требует согласования.
• Итогом становится формирование сводного протокола.

Рабочий протокол

• Секретарь соревнований ведёт постоянный подсчёт результатов и при подведении итогов формирует сводный протокол. Работа очень трудоёмкая. Нужно от каждого из ~25 судей собрать результат выступления каждой гимнастки. В результате получается очень большой объём данных, который нужно оперативно внести в Excel и правильно создать сводный протокол. Ранее, в это сложно поверить, за каждым судьей были закреплены "волонтеры", которые приносили бумажки с результатами на стол секретаря. 
• Мы создали интерфейс рабочего протокола в Битрикс24. Судейские оценки фиксируются в протоколе автоматически, расчет результатов производится в режиме реального времени

Трансляция для родителей

Ограничения по COVID-19 поставили задачу организации он-лайн трансляции соревнований для семей спортсменов. В результате тестирования трансляции на различном оборудовании, в различных условиях - пришли к взвешенному решению, которое позволило свести к минимуму ручные действия, а качество трансляции сделать максимально стабильным: 

• Стационарно закреплённая широкоформатная камера с протоколом RTSP.
• Сервер Битрикс24 подключается к камере и по команде администратора передаёт поток в трансляцию на YouTube (в случае прекращения работы выбранного видеосервиса система легко переключается на альтернативные варианты). 

Работа с решением. Достигнутые результаты

На текущий момент из стандартного функционала клиент активно использует:

•  задачи 
  
• воронку, работу со сделками
• диск
• время и отчёты
• бизнес-процессы
• мобильное приложение для судей 

Преимущества от внедрения

• единая “клиентская” база 
• электронный журнал посещаемости тренировок
• автоматическое формирование табеля посещений тренировок и расчета заработной платы тренерского состава 
• специализированные сводные отчеты
• отраслевое решение для проведения соревнований способствует исключению человеческого фактора, ручного труда при подготовке и проведении соревнований, что значительно упрощает судейский процесс и подсчет результатов
• стоимость внедрения представленного отраслевого решения равна стоимости однократной аренды аналогичного оборудования, доступного сегодня на рынке. 

Примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента

• каждый спортсмен зафиксирован и закреплен в CRM договором
• тренер производит отметку о посещении тренировки спортсменом в своем мобильном 
• бухгалтер в конце месяца получает автоматически сформированный табель для расчета з/п
• судейские оценки автоматически фиксируются в протоколе соревнований, расчет результатов производится в режиме он-лайн 
• родители спортсменов самостоятельно загружают музыкальные фонограммы по каждой программе выступлений, которые автоматически выстраиваются в плейлист в соответствии с последовательностью выступлений 

Отзыв заказчика о проделанной работе

Реализованные доработки системы Битрикс24 признаны Заказчиком, как  рационализаторские. Заказчик отмечает:

• сокращение ошибок, связанных с человеческим фактором
• автоматизацию формирования отчетных ведомостей
• сокращение времени соревновательного дня