КЭДО — это система, где сотрудники и работодатель подписывают кадровые документы с помощью электронной подписи.
Электронные документы — это не сканы или фотографии документов, а обмен ими — это не пересылка по e-mail. В КЭДО документы обрабатываются и подписываются через специализированные сервисы.
КЭДО работает так:
- Кадровый специалист загружает и отправляет документ на подпись.
- Руководитель получает уведомление и подписывает документ электронной подписью.
- Сотрудник получает уведомление и подписывает документ электронной подписью.
- Кадровый специалист получает уведомление о подписании. Процесс завершен, документ доступен для скачивания.
Документ, подписанный в КЭДО обладает такой же юридической силой, как и бумажный. Дублировать его на бумаге не нужно.
Правовое регулирование КЭДО
ФЗ-377:
внес изменения в ТК РФ, в части ЭДО в сфере трудовых отношений,
ввел ст. 22.1-22.3 ТК РФ - ст. 22.1-22.3 ТК РФ — основные статьи, устанавливающие отношения между работодателем и сотрудником в части КЭДО
ФЗ-63 «Об электронной подписи»:
установил понятие электронной подписи, ее типы и области применения
Приказ Минтруда 578н:
установил форматы кадровых документов в электронном виде
Какие кадровые документы можно подписывать электронно?
В КЭДО можно подписывать практически все кадровые документы, включая трудовой договор.
Исключение касается только 4 документов, пока они подписываются на бумаге:
1. приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
2. акт о несчастном случае на производстве;
3. документы (листы ознакомления), подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда;
4. трудовая книжка (если работник выразил желание вести ее на бумаге).
Как подписывать документы по КЭДО?
1. Простая электронная подпись (ПЭП) — набор цифровых данных, например, логин и пароль, который подтверждает подписание электронного документа определенным сотрудником.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — создается с использованием специального ключа, позволяет установить личность подписавшего электронный документ.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — получить ее можно бесплатно в налоговой службе или платно в любом удостоверяющем центре при личном посещении. Используется для подписания документов от лица компании.
В кадровом электронном документообороте применяют все три вида подписей. Выбор подписи зависит от того, кто подписывает документ (работник или работодатель) и от типа документа.
Какую подпись и когда использовать?
Подпись для организации:
Руководитель организации может подписывать кадровые документы УНЭП и УКЭП.
Он может доверить право подписи кадровых электронных документов от лица компании ответственному сотруднику, например, кадровому специалисту или бухгалтеру. Для подписания ему понадобится УКЭП и машиночитаемая доверенность (МЧД). МЧД оформляют на портале ФНС России. Чтобы оформить МЧД, нужна УКЭП руководителя.
Подпись для сотрудников:
Сотрудники могут подписывать документы ПЭП, УНЭП и УКЭП.
Документы для перехода на КЭДО
Чтобы перейти на КЭДО, нужно подготовить и подписать ряд документов (ст. 22.2 ТК РФ):
Положение о КЭДО
В этом документе указываются сведения о выбранной информационной системе для управления КЭДО, порядок доступа к системе, перечень документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО, сроки ознакомления с документами в цифровом формате, срок уведомления работников о переходе на КЭДО и дата его введения, а также исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумаге.
Приказ о введении КЭДО
В приказе указываются детали внедрения: дата начала работы КЭДО, сроки уведомления сотрудников и другие важные моменты.
Уведомление о переходе на КЭДО
В уведомлении содержится информация о переходе компании на КЭДО и праве сотрудника дать согласие на переход.
Согласие на применение КЭДО
Переход на КЭДО с сотрудником возможен только при наличии его письменного согласия.
Если сотрудник отказался от КЭДО, можно продолжать вести документооборот с ним на бумаге (обычно таких 1-2%). Если в будущем он передумает, он сможет в любой момент дать согласие на КЭДО. Согласие на КЭДО не требуется от сотрудников, принятых на работу после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа на эту дату.
Ставьте огонёчки и мы вам пришлём готовы шаблоны документов на переход в КЭДО!
